08 | 12 | 2016
Экономика
Литература

Документация и первичный учет

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.50 (2 Голоса)

Документация и первичный учет

Документация и первичный учет, заключающийся в измерении и документировании хозяйственных операций1. Первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется путем составления документа в момент ее осуществления или сразу по окончании ее. Например, выписка приемной накладной на приход готовой продукции из цеха на склад и др. В то же время, первичный документ является основанием для совершения хозяйственной операции. Например, расходный кассовый ордер на выдачу денег из кассы в подотчет работнику и др.

Доказательность и юридическая обоснованность всех данных бухгалтерского учета основана на документации. При производстве бухгалтерских экспертиз по уголовным и гражданским делам, документ является объектом исследования и заключения. В суде и следствии первичный документ — это вещественное доказательство.

Хозяйственные операции на предприятиях, в учреждениях и организациях совершенно разнообразны по своему содержанию, показателям и другим признакам. Именно это разнообразие отражается на первичных документах.

1 Хозяйственная операция — это факт или явление, вызывающие изменения в структуре активов и обязательств собственному капиталу предприятия.

Каждый документ, свидетельствующий о совершении определенной операции, отличается от других по содержанию, месту совершения операции, участникам операции, целевому назначению и ряду других признаков. Однако, при всем их разнообразии, документы могут быть классифицированы по определенным признакам, отвечающим типу хозяйственной операции. Например, на швейной фабрике отпущено со склада сырье и материалы на производство. Сырье может быть различных наименований и артикулов, разные будут показатели количества и цены. Общим же признаком, положенным в основу такой классификации, будет целевое назначение — хозяйственные операции по отпуску материальных ценностей на производство. По такому типу хозяйственных операций разработаны и типовые формы документов, в которых регистрируются последние (лимитнозаборные карты, маршрутные листы, расходные накладные).

Каждый документ содержит ряд постоянных и переменных признаков, а также ряд постоянных и переменных показателей. В типовых документах, как правило, постоянные признаки и показатели напечатаны типографским способом. Переменные — заполняются чернилами или на пишущей машинке.

Первичные и сводные документы могут быть выполнены на бумажных или машинных носителях и должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в статье 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

Построение документа по приведенным признакам и показателям должно обеспечивать получение необходимой информации на всех последующих этапах ее обработки.

Документация является основанием для получения точных результатов хозяйственной деятельности, она служит четкой организации процесса производства и управлению всей работой предприятия. С помощью документации строго разграничивается материальная ответственность работников. Нечеткое и неточное заполнение в первичных документах переменных признаков и показателей, как правило, связано с нарушениями финансово-хозяйственной дисциплины или же с хищениями собственности; а также с вуалированием недостач и хищений.

Совокупность всех признаков и показателей в бухгалтерском учете принято понимать как реквизиты документа.

По функциям и целевому назначению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные и комбинированные. По последовательности оформления — на первичные, вторичные и сводные.

По количеству отраженных операций — на однострочные, многострочные и накопительные. По месту заполнения — внутренние и внешние. По способу заполнения — на машинах и вручную; по субъектам исполнения документов — работниками бухгалтерии или работниками других служб, выполняющих хозяйственные операции.

Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение выдать денежные средства или материальные ценности. Например, приказ на выплату премии; платежное поручение (распоряжение обслуживающему отделению банка) на перечисление денег со счета владельца другому предприятию или организации и др.

Исполнительные документы отражают содержание регистрируемой хозяйственной операции и являются доказательством фактического производства этой операции. Так, ведомость инвентаризации незавершенного производства, составляемая в ходе инвентаризации, свидетельствует о совершении этой хозяйственной операции. Приходный кассовый ордер, подписанный кассиром, подтверждает получение им денег из банка (по чеку) или от рабочих и служащих (возврат подотчетных сумм) и т. п.

Комбинированные — это документы, содержащие одновременно распоряжение на выполнение хозяйственной операции и исполнение ее. Такого рода документы являются доказательством совершенной операции. Например, чек на получение наличных денег в банке содержит распоряжение владельца счета о выдаче наличных денег из кассы банка и подпись кассира, учиненная на чеке, свидетельствует об исполнении операции — получении указанной суммы денег. Расходный кассовый ордер имеет распоряжение руководителя предприятия и главного бухгалтера. Подпись получателя на ордере свидетельствует об исполнении этой операции.

Первичные — это документы первичной регистрации хозяйственных операций в момент их совершения (накладные на прием готовой продукции на склад из цеха). Первичные документы могут выписываться и до начала операций, однако окончательное оформление их производится при завершении этих операций. Например, кассовые ордера, чеки, накладные, лимитнозаборные карты на отпуск материальных ценностей.

Вторичные документы, как правило, выписываются на основе первичных документов. Это платежные требования-поручения, предъявляемые плательщику. Оформляются они на основе первичных документов на реализацию готовой продукции — приемосдаточных актов, накладных на отпуск и т. п. К вторичным документам относятся также расчетные чеки, выписываемые представителями покупателя. Следует сказать, что при производстве экспертиз все вторичные документы, как и первичные, являются вещественными доказательствами по делу. Они как бы подтверждают первичную хозяйственную операцию или же являются логическим ее продолжением.

Сводные документы являются обобщающими, регистрирующими как первичные, так и вторичные документы. К ним относятся отчеты кассиров, реестры сданных в бухгалтерию приходных и расходных документов и т. д.

Однострочные — это документы, в которых отражается только одно наименование материальных ценностей. Такие документы являются первичными документами и одновременно носителями информации для обработки их на электронно-вычислительных машинах (Типовая форма № М-11).

Многострочными документами — приходными накладными оформляется поступление одновременно материальных ценностей различных наименований, разного сорта и артикулов. К этой группе относятся также ведомости на выплату заработной платы, стипендий, пенсий и т. п. Как однострочные, так и многострочные первичные документы являются документами разового применения.

Накопительные документы в отличие от однострочных и многострочных, неоднократно регистрируют однотипные хозяйственные операции за определенный промежуток времени (декаду, месяц). К ним относятся лимитнозаборные карты.

Внутренние — это документы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций и использования данных внутри конкретного предприятия. Например, приходные и расходные кассовые ордера, приходные накладные склада готовой продукции, отчеты кассира, журналы-ордера и т. п. Следует подчеркнуть, что они

являются основанием для составления внешних документов. Таких как — все формы отчетности, чеков на получение денег из отделения банка, счетов на предварительную оплату за материальные ценности и т. п.

Внешние документы показывают взаимосвязи данного предприятия с другими предприятиями и организациями. К ним относятся — платежные требования на оплату за отгруженную продукцию; приемо-сдаточные акты; акты выполненных работ; акты на безвозмездную передачу материальных ценностей и т. п.

По способу заполнения документы обрабатываются на машинах и вручную. В настоящее время на крупных предприятиях работают вычислительные центры, бюро, где большая часть документов обрабатывается на вычислительных машинах. В основном на машинах ведется учет реализации готовой продукции с подготовкой расчетно-банковских документов, учет труда и заработной платы; учет производства.

Каждый первичный документ по хозяйственной операции своевременно подлежит бухгалтерской обработке с выполнением бухгалтерской проводки, т. е. записи на нем по дебету одного счета и по кредиту другого корреспондирующего счета он должен быть отражен.

В дальнейшем все первичные документы подлежат группировке в счета бухгалтерского учета.


Документация и первичный учет - 4.5 out of 5 based on 2 votes