03 | 12 | 2016
Экономика
Литература

Как облегчить ведение документооборота в компании?

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.00 (1 Голос)

Организация и ведение любого бизнеса, даже самого креативного и молодёжного, требует очень много сложной и кропотливой работы, связанной с «бумажными» делами. И если вы думаете, что открытие собственного бизнеса и весь комплекс мероприятий, связанных с ним — это главная проблема, то вы ошибаетесь. Ведь впереди вас ждёт хранение и архивирование документов. Рассмотрим наиболее популярные виды деятельности, связанные с архивированием документов.

Создание архива

Без этого не обходится ни одна компания. Часть документов подлежит обязательному хранению, поэтому вам в любом случае придётся отбирать их и помещать на несколько лет в специально отведённое для этого место. Такая работа требует понимания того, что именно нужно хранить, а что нет. И вовремя избавляться от всего лишнего, то есть не подлежащего хранению.

Хранение бумаг

Очень важно решить для себя, где именно будет размещаться ваш архив. Станете ли вы выделять для этого специальное помещение или же сдадите бумаги профессионалам, туда, где ваше имущество точно будет в безопасности. Конечно, второй вариант предпочтительнее, так как мало кто в своём офисе может обеспечить достойный уровень хранения. Но если компания у вас небольшая, а лишних денег нет, то, конечно, вы можете просто выделить для этого специальный кабинет.

Сдача в государственные архивы

 Ещё одна часто встречающаяся процедура — это подготовка документов в архив. Сдача в государственные органы бывает обходима в разных случаях, но на практике речь, чаще всего, идёт о документах по личным делам, которые относятся туда при ликвидации компании. Разумеется, не просто относятся, а требуют специальной профессиональной подготовки.

Уничтожение документов

Да, и такое бывает необходимо. И речь, как правило, идёт не о «заметании следов», как вы могли подумать, а о банальном освобождении пространства. За годы работы в компаниях собираются настоящие горы ненужных записок, деловых писем, устаревших файлов и т.д. Конечно, все это можно просто вынести на помойку, но это, во-первых, небезопасно (так как заинтересованные третьи лица могут таким образом получить доступ к «изнанке» вашей компании), а во-вторых неэкологично. В случае же, если вы закажете уничтожение «макулатуры», все это измельчат, специальным образом спрессуют и отправят на переработку на предприятия, занимающиеся производством бумаги.


Как облегчить ведение документооборота в компании? - 4.0 out of 5 based on 1 vote