Технология обработки и хранения документов

Технология обработки и хранения документов в ДП «Ильич Агро-Крым» Симферопольского района АР Крым.

Документирование – совокупность технических приемов и методических распоряжений, необходимых для создания документов.

Определяют два типа первичных документов.

1.  Общие.

2.  Индивидуальные

Контроль документов при приемке осуществляется по следующим параметрам:

- Правильность оформления;

- Целесообразность хозяйственных операций;

- Законность отражения хозяйственных операций;

- Своевременность и точность.

Существует несколько приемов проверки первичных документов:

1.  Экономическая.

2.  Встречная.

3.  Арифметическая.

4.  Нормативно правовая.

Обработка документов проходит в несколько этапов:

1.  Группировка.

(распределение показателей по разным объектам деятельности).

2.  Таксировка.

(денежная оценка документов).

3.  Котировка.

4.  Разноска в учетные регистры.

Документооборот – организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания до передачи в архив.

Схема документооборота в ДП «Ильич Агро-Крым»

Заключительным этапом документооборота является организация хранения документов.

Закон Украины «о финансовой отчетности и бухгалтерском учете в Украине» и положение № 80 «о документальном обеспечении записи в бухгалтерском учете» говорит о том что все первичные документы, учетные регистры, прошедшие обработку, а также отчетность подлежат обязательной передачи в архив.

В ДП «Ильич Агро-Крым» имеется текущий и постоянные архивы. Текущий архив оборудован в бухгалтерии предприятия и содержит документы за текущий год. Также по правилам архивной работы, здесь хранятся документы прошлого года, весь следующий год, после чего сдаются в постоянный архив предприятия.

Постоянный архив находится в специально отведенном месте, в здании конторы. Он представляет собой помещение с множеством стеллажей, в которых находятся папки с документами.

Электронные документы должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях. Хранение электронных документов должно обеспечить:

- доступность для снятия информационных данных;

- хранение информации, которая дает возможность установить происхождение документа.

Кроме того, электронный документ сохраняется на электронный носитель – дискету, диск, а также архивируется и хранится.

Получать документы из архива можно только с разрешения предприятия или главного бухгалтера, в отдельных случаях – по письменному требованию прокуратуры или суда.