10 | 12 | 2016
Экономика
Литература

Организация делопроизводства, документирование операций и документооборота

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 5.00 (2 Голоса)

Тема 5 – Организация делопроизводства, документирование операций и документооборота

1.  Понятия делопроизводства и документирования;

2.  Организация документирования хозяйственных операций;

3.  Организация документооборота и хранения документов.

Нормативная база: Порядок документального отражения хозяйственных операций и требования к документам, утвержденный Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.95 г. приказом Министерством Финансов Украины №88

1. Делопроизводством называется установленный на предприятии порядок принятия, регистрации, обработки, отправки, а также контроль исполнения документов.

Организацией делопроизводства на предприятии занимается канцелярия, которая и разрабатывает его номенклатуру.

С целью организации делопроизводства канцелярия формирует номенклатуру дел, которая представляет собой систематизированный перечень направлений движения документов внутри предприятия (отделов предприятия) с указанием их номеров (буквы, цифры, буквы и цифры и т. д.).

Номенклатура дел утверждается приказом руководителя предприятия.

Документ — это безусловное письменное свидетельство осуществления факта хозяйственной деятельности предприятия, включая и распоряжение на осуществление такого факта.

Классификация документов:

1.  По месту составления документы бывают:

- внутренние;

- внешние;

2. По назначению:

- распорядительные (приказ, распоряжение и др.);

- оправдательные (авансовый отчет и др.);

- комбинированные (накладная и др.);

- документы бухгалтерского составления (бухгалтерская справка и др.)

3. По охвату фактов хозяйственной деятельности:

- разовые (акты, накладные и др.):

а) первичные, содержат информацию об одном факте хозяйственной деятельности;

б) сводные, составляются на основании нескольких первичных документов (кассовая книга, отчет о движении скота и птицы и др.)

- накопительные, содержат информацию об аналогичных хозяйственных операциях (ЛЗК, ведомость расхода кормов и др.)

4. По содержанию хозяйственных операций:

- материальные;

- денежные;

- расчетные

5. По способу составления:

- вручную;

- автоматизированные.

Процесс составления документов называется документированием, а ответственность за его осуществление и за правильность информации, отраженной в документе несут лица, подписавшие документ. Любая запись в документе после его составления должна быть подтверждена подписью лица, производившую такую запись с указанием даты внесенных изменений.

2.  Этапы процесса документирования:

Первый этап процесса документирования – составление первичных документов.

Единицей информации является реквизит.

Обязательные реквизиты любого первичного документа: наименование документа, наименование предприятия, содержание операции, подпись, дата, № документа.

Дополнительные документы уточняют содержание операции, отраженной в первичном документе: официальный бланк предприятия, который представляет собой документ с указанием на нем таких обязательных реквизитов, как наименование предприятия, его юридически адрес и телефон.

Бланк составляется на государственном языке и может быть дополнен по необходимости другими языками.

Бланки строгой отчетности изготавливают государственные предприятия.

Отдельные документы могут быть составлены на бланках строгой отчетности. Он содержит серийный №, нанесенный типографским способом. Предприятия должны учитывать бланки строгой отчетности по таким номерам на забалансовом учете (счет 08).

Второй этап – приемка и проверка документа. Проверка осуществляется: 1) формальная – проверка правильности заполнения документов; 2) экономическая – проверка по содержанию операций в этом документе; 3) логическая - проверка взаимосвязи показателей; 4) юридическая – проверка законности проведения операций; 5) арифметическая – проверка правильности расчета отдельных показателей.

Третий этап – обработка документов. В процессе обработки осуществляют такие операции:

1) Группировка, осуществляется в соответствии с показателями учета, отчетности или в соответствии с плановыми показателями.

Время от составления до обработки первичных документов должно быть минимальным, а также минимальным должно быть время, затраченное на обработку документов.

2) Оценка – указание цены;

3) Расценка – установление цены;

4) Таксировка – определение итоговых стоимостных показателей в документе;

5) Контировка – проставление корреспонденции счетов.

3. Документооборот – это организационная система движения документов в бухгалтерском учете от момента создания до передачи в архив документа.

Документы проходят 3 стадии:

1.  Создание;

2.  Обработка;

3.  Передача документа на хранение в архив

Для организации документооборота на предприятии составляют и утверждают график документооборота (приказом руководителя предприятия).

График документооборота содержит информацию по составлению и обработке всех первичных документов, используемых на предприятии. Документы должны храниться, как в центральной бухгалтерии, так и в подразделениях предприятия. Обычно в подразделения передают выписки.

Заключительным этапом движения документа на предприятии является его передача в архив.

Документы могут храниться на предприятии в текущем или постоянном архиве.

В текущем архиве хранят документы составления текущего года или прошлых лет, но достаточно часто используемые в деятельности предприятия, а в постоянном документы длительного хранения.

Для организации текущего архива не требуется специального помещения, его организовывают в бухгалтерии при этом номенклатуру дел для такого архива не утверждают и ответственного за его ведение не назначают. Однако для удобства работы с ними необходимо установить принцип хранения дел в таком архиве, это может быть один из следующих принципов:

1.  Корреспондентский – хранение документов по организациям и лицам;

2.  Пообъектный – по объектам, к которым относятся документы;

3.  Хронологический

Отдельных требований по формированию дел (папок) для текущего архива нет, однако обычно на обложке и корешке дела указывает его наименование или номенклатурный номер.

Постоянный архив

Для организации работы постоянного архива составляется бухгалтерией и утвержденный руководством предприятия номенклатура дел, а также вводится должность архивариуса, его обязанности может выполнять по совместительству бухгалтер или это может быть отдельная должность.

При передаче дел в постоянный архив составляется акт, который подписывают лицо, передающее документы и лицо, принимающее.

Для отражения движения дел архивариус составляет архивную книгу, там фиксируется поступление и списание дел.

В постоянном архиве дела формируют в соответствии со следующими требованиями:

1. Первичные документы хранят отдельно от учредительных регистров и отчетности;

2. Каждая партия документов группируется я в хронологическом порядке, независимо от выбранного метода хранения и сопровождается справкой, в которой указывают дату формирования дела, количество документов в нем, номера документов и количество листов;

3. Каждое дело должно иметь краткий и точный заголовок в соответствии с утвержденной номенклатурой;

4. Документы формируют в папки с твердой обложкой, толщиной не менее 2,5 см., дела в папке прошивают, а на последней странице указывают количество документов, количество листов, номера первого и последнего документа, страницы в деле нумеруют цветным карандашом (кроме красного, синего, черного).

Для работы с документами, хранящиеся в архиве допускаются работники предприятия только на основании заявления, подписанного руководителем или работники правоохранительных органов на основании специализированного разрешения, они имеют право изымать дела из архива, при этом составляют протокол об изъятии дела, который подписывают обе стороны, а его копию оставляют на месте изъятого дела.

В случае, если на момент изъятия оформление дела или документа в архиве не завершено, архивариус имеет право его дооформить.

При возврате изъятых дел составляют Акт, а копия протокола изъятия хранится вместе с возвращенным делом.

По окончанию срока хранения дела в архиве, дело изымают из архива и уничтожают. Изъятие оформляют Актом, который составляют в присутствии работника районного архива, а изъятые документы в дальнейшем уничтожают или утилизируют, что подтверждают соответствующим документом, который прилагают к акту.

В случае, если предприятие реорганизуется, то архив переходит к правопреемнику.

В случае, если предприятие ликвидируется, то архив предприятия на основании акта передается в районный архив.

В случае, если архив утерян в связи с чрезвычайным событием, то в присутствии районного работника, специально утверждается на предприятии комиссия, составляет акт о чрезвычайном событии, в котором указывается размер ущерба, то есть наименование утерянных дел.


Организация делопроизводства, документирование операций и документооборота - 5.0 out of 5 based on 2 votes