19 | 12 | 2014
Экономика
Литература

Документация хозяйственных операций

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 5.00 (2 Голоса)

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

1. Бухгалтерские документы и их значения.

2. Требования, предъявляемые к документам.

3. Классификация документов.

4. Документооборот и организация составления документов. Хранение документов.

1. Бухгалтерские документы и их значения.

В соответствии к ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет ведется на предприятии со дня его регистрации до ликвидации. Он должен обеспечить руководство предприятия и заинтересованных лиц достоверными и полными данными. Вопросы организации учетной работы относятся к компетенции владельца в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами. Вместе с тем предприятиям предоставлено право самостоятельно выбирать учетную политику, форму бухгалтерского учета, порядок и способы регистрации учетной информации с учетом технологии производства и обработки учетных данных.

Предприятие разрабатывает формы и систему управленческого учета, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов, утверждает правила документооборота, дополнительную систему регистров аналитического учета. Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечив неуклонное выполнение правомерных требований бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления к учету первичных документов, всеми производственными подразделениями, службами и работниками причастными к учету.

Одной из особенностей бухгалтерского учета, которая отличает его от других видов учетной работы, является то, что за всеми хозяйственными операциями проводится непрерывное и сплошное наблюдение. Производственные запасы на предприятии находятся в постоянном обращении, переходя и меняя материально-ответственных лиц. Например, из отрасли растениеводства продукция поступает на склад, а потом реализуется по соответствующим каналам, выдается на общественное питание, на корм скоту. Минеральные удобрения оприходуют от поставщиков на склад предприятия и передают в подотчет ответственному лицу. В процессе этого движения осуществляются хозяйственные операции. Каждая из них в бухгалтерском учете независимо от содержания и объемов в момент осуществления, в отдельных случаях после ее завершения, должна быть оформлена документом.

Бухгалтерский документ (термин, документ, происходит от латинского DOCUMENTUM, что значит – доказательство, свидетельство) – это письменное доказательство, соответствующей формы и содержания, факта осуществления хозяйственной операции, или письменное распоряжение на право ее выполнения. Запись, не засвидетельствованная соответствующим бухгалтерским документом, является не действительной и не может быть зафиксирована в учете. Документацияважный источник информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая служит средством контроля за работой отдельных материально-ответственных, служебных лиц предприятия в целом.

Документация – это совокупность документов, которые составляются на все хозяйственные операции, а также выполнение записей в системе счетов бухгалтерского учета. Кроме того, она является элементом метода бухгалтерского учета. Отображение объектов учета (операций и процессов) в первичных бухгалтерских документах называется первичным учетом. Первичный учет – это первый этап учетного процесса, который охватывает первичное наблюдение за производственно-финансовой деятельностью предприятия, измерение объектов учета и их регистрацию.

Процесс документирования условно разделяют на 4 этапа (рис. 1):

1. Наблюдение – выяснение сути, экономической целесообразности и закономерности хозяйственного факта.

2. Измерение – определение натуральных и стоимостных параметров хозяйственного факта.

3. Фиксирование – отображение параметров хозяйственного факта на носителях информации (документах).

4. Обработка – группировка носителей информации по определенным экономическим признакам.

 Этапы процесса документирования

 

Рис. 1. Этапы процесса документирования.

Ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций в первичных документах несет владелец или уполномоченный им орган. Подписывая документ, уполномоченные работники контролируют целесообразность и законность хозяйственной операции, которая является средством контроля и персональной ответственности за свои действия.

Документы используются для анализа хозяйственной деятельности. В процессе их составления изучаются факторы, которые влияют на уровень эффективности ведения хозяйства. Для выявления причин, например, повышения себестоимости продукции, используются первичные документы. На их основе определяется рациональность использования ресурсов, и делаются соответствующие выводы на будущее.

Велико и правовое значение документов. Они являются письменным доказательством осуществления операции и основой записей в бухгалтерском учете, поэтому имеют доказательную силу при разрешении спорных вопросов с организациями и лицами, в судебно-следственных органах, проведении судебно-бухгалтерской экспертизы. Во всех случаях документы имеют юридическую силу только в том случае, если их оформлено должным образом и составлены своевременно.

2. Требования, предъявляемые к документам.

Основа бухгалтерского учета – это документирование. Именно поэтому к оформлению и содержанию документов предъявляются строгие требования. В нашей стране определены единые государственные правила и требования относительно составления документов. Эти правила определены «Положением о документальном отображении записей в бухгалтерском учете», утвержденным приказом МФУ №88 от 24.05.95 г. и ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Документы должны иметь все необходимые показатели, которые характеризуют оформленные ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и содержать такие обязательные реквизиты: название документа (формы); дата и место составления; название предприятия, от имени которого сложен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции; правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, которые предоставляют возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

Все документы, которые составлены на отпуск денежных, материальных и расчетно-кредитных операций должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером хозяйственного субъекта. В документах на выдачу и прием денежных средств и других активов должны быть подписи лиц, которые удостоверяют факт их получения или отпуска. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут быть дополнительные реквизиты, которые определяются характером отображенной в документе хозяйственной операции, Например, в необходимых случаях в документах указывают адреса сторон, которые принимали участие в осуществлении операции, номера счетов в коммерческих банках, процент загрязненности и влажности зерна, жирность молока и др.

В соответствии с требованиями к документам, они должны быть составлены во время осуществление хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Записи в документах необходимо делать чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, а также на печатных машинках и принтерах. Не допускается заполнение документов красным цветом. Допущенные в документах ошибки можно исправлять только с соблюдением соответствующих правил. Все неправильные записи должны быть аккуратно зачеркнуты. Рядом необходимо осуществить нужную запись, сопровождая его надписью «исправленному верить», указав дату исправления и подтвердив подписи тех лиц, которые сделали исправление.

В первичных документах, которые предназначены для учета денежных средств (кассовые ордера, платежные поручения и др.) исправления не допускаются. Такие документы аннулируются. Сумма в таких документах указывается не только цифрами, но и прописью. Во всех документах цифры и текст должны быть написаны четко и разборчиво, понятными и четкими должны быть подписи лиц.

В настоящее время в бухгалтерском учете все шире используются средства компьютеризации. В этих условиях в документах должны быть реквизиты, которые определены требованиями к документам. Кроме того, предприятие обязано за свой счет изготовить копии документов на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, правоохранительных органов.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, которые осуществляются в хозяйственных субъектах, выписывается большое количество документов, проверка и обработка которых нуждается в больших затратах труда учетных и других работников, а также большого количества бумаги для изготовления бланков документов. Сокращение и упрощение документации имеет большой значение. Со стороны государственного руководства проводится большая работа по упрощению учета, сокращению и совершенствованию документов.

Одним из важных мероприятий является использование комбинированных, накопительных и многострочных документов, что дает возможность сократить количество документов, которые выписываются. На сельскохозяйственных предприятиях используются недельные и дневные наряды по учету выработки на подрядных работах, лимитно-заборные карты, ведомости расхода кормов, журналы учета надоя молока, которые действуют и заполняются в течение соответствующего периода.

В некоторых случаях на предприятиях самостоятельно заполняют лишние документы, создают дополнительные отчеты, реестры. В приказе об учетной политике должно быть утверждено необходимое количество документов с учетом их дальнейшего использования для внутренних и внешних потребностей предприятия. Документы должны быть выписаны в минимальном количестве, обеспечив при этом строгий контроль по хозяйственным операциям и сохранность имущества субъекта ведения хозяйства.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью со стороны МФУ дает возможность обеспечивать использование унифицированных документов. Унификация документов – это разработка единых форм документов для учета однородных операций на предприятиях различных форм хозяйствования. Создание унифицированных форм документов облегчает их составление, разработку типовых проектов компьютеризации учета, это также дает возможность централизовано изготавливать специальные бланки документов.

Вместе с унифицированными документами, едиными и обязательными для всех отраслей хозяйственного комплекса Украины, отраслевыми министерствами по согласованию с органами статистики разрабатываются также типовые формы документов для отдельных отраслей хозяйства (сельское хозяйство, торговля, промышленность и др.).

В основе построения типовых форм документов лежит принцип накопления учетных записей, уменьшение числа документов и реквизитов в них. Широко используется также стандартизация документов. Стандартизация документов – это разработка одинаковых, стандартных размеров бланков для однотипных документов. Это позволяет лучше использовать бумагу при изготовлении документов, уменьшает ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов и последующее их хранение.

3. Классификация документов.

Для оформления различных хозяйственных операций используются разнообразные по форме и содержанию документы. Для лучшего понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их использования, все документы классифицируют по однородным признакам. Классификация бухгалтерских документов проводится по таким признакам: назначение, содержание, порядок составления, количество учетных записей, способ оформления, место составления.

По назначению бухгалтерские документы разделяют на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы (рис. 2) содержат распоряжение, задание руководителя или других лиц на право осуществления операций (наряд на подрядную работу, поручение на получение ценностей, платежное поручение, чек на получение наличности и др.). Исполнительные документы оформляются после выполнения операций, они подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (накладная, квитанция, прибыльный кассовый ордер, счет-фактура). Для материально ответственных лиц такие документы являются оправдывающими (рис. 3) о расходовании денежных средств и хозяйственных активов. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии на основании данных распорядительных и исполнительных документов (расчеты оплаты труда, налогов, распределения общепроизводственных расходов, амортизации, справки и расчеты составленные в бухгалтерии). Эти документы не имеют самостоятельного смысла, а используются для упрощения и сокращения учетных записей.

Комбинированные документы (рис. 4) сочетают признаки распорядительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления. В таких документах дается распоряжение на выполнение операции и подтверждается факт ее осуществления. Иногда в таких документах указывается корреспонденция счетов (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно-заборная карта). При условии их использования сокращается количество учетных записей, это облегчает бухгалтерскую обработку документов, сокращает расходы труда и бумаги.

Распорядительные документы.  Оправдательные документы.

 

Рис. 2. Распорядительные документы. Рис. 3. Оправдательные документы.

Комбинированные документы 

Рис. 4. Комбинированные документы.

По содержанию или характеру отображения хозяйственных операции документы разделяют на: материальные, денежные, банковские и расчетные.

По порядку составления документы разделяют на: первичные и сводные. Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственной операции или после ее окончания (накладная, акт, чек, кассовый ордер). Сводные документы составляют на основании данных, сгруппированных по определенным однородным признакам первичных документов (отчет кассира и материально ответственных лиц, авансовые отчеты, реестры).

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Первыми оформляют операции оприходования или расходования одного вида ценностей, а вторым – несколько позиций, видов ценностей.

По способу оформления операции бухгалтерские документы разделяют на одноразовые (заполненные на одну операцию) и накопительные (учитывают хозяйственные операции за промежуток времени).

По месту составления документы разделяют на: внутренние, внешние и служебного использования.

Отдельные авторы в учебной литературе предлагают классифицировать документы по количеству объектов, степени унификации и стандартизации, по способу заполнения.

4. Документооборот и организация составления документов.
Хранение документов.

Важная роль в правильности принятия управленческих решений принадлежит документам в том случае, если они правильно составлены и своевременно предъявлены в бухгалтерию для проработки. Работники бухгалтерии проводят проверку поступивших документов в соответствии с реестрами или сводными документами по учету данных объектов (отчет кассира).

Период от составления документа (его выписки) до сдачи в архив, называется документооборотом. Чем более коротким и рационально организованным будет этот период – наиболее объемный и трудоемкий процесс в учете – тем эффективнее он будет содействовать организации учетной работы в целом.

Основные этапы движения документов:

-  составление и регистрация первичных документов хозяйствующего субъекта и поступление от сторонних организаций;

-  выполнение и проработка первичных документов ответственными лицами в структурных подразделениях;

-  передача документов в бухгалтерию;

-  организация хранения документов в архивах (текущем и постоянном).

Документооборот на предприятиях определяется главным бухгалтером, который должен определить персональную ответственность работников за документы, с которыми они работают, и сроки их проработки.

Длительность документооборота зависит от размеров предприятия, отраслевой специфики, размеров и отдаленности структурных подразделений. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы между осуществлением хозяйственной операции и получением необходимых сводных данных промежуток времени был кратчайшим.

Важнейшими в этом процессе являются операции передачи и обработку первичных документов. Поэтому документооборот необходимо разрабатывать по каждому структурному подразделению в виде графиков, выдавать под расписку их руководителям и вывешивать на видных местах.

Утвержденный порядок обработки информации первичных документов, в котором указаны сроки составления, передачи в бухгалтерию и проработки называется графиком документооборота. Его назначение – предусмотреть рациональные сроки прохождения бухгалтерского документа, минимизировать сроки пребывания его на каждом рабочем месте. Распределение обязанностей по приему документов от ответственных лиц и их проработке закрепляется в должностных инструкциях учетных работников и графиках документооборота. График документооборота разрабатывается в бухгалтерии под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем.

Составленные в структурных подразделениях документы и принятые от других предприятий, поступают в бухгалтерию, где они проверяются и обрабатываются.

Проверка документов осуществляется по:

-  форме (заполнение реквизитов, правильность их заполнения);

-  существу (правильность отображения операций, ответственность документа);

-  законности;

-  арифметической правильности (правильность подсчетов).

В случае выявления незаконности осуществления операции, подделки подписей, документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер. После проверки документов проводится: их группировка, расценка, сводка и контировка.

Группировку документов проводят по каждом объекту в зависимости от содержания хозяйственных операций. Например, документы по расходованию кормов группируют по складам, фермам. Таксировка документов осуществляется в тех случаях, когда в них проставлен только натуральный измеритель, что определяет необходимость проставления цены и оценки хозяйственных операций в денежном измерителе.

Для сводки групповых данных составляют накопительные и группировочные ведомости или иные документы, которые служат основой для записей в регистры аналитического и синтетического учета.

Контировка документов - это указание корреспондирующих счетов, на которых предстоит отобразить хозяйственную операцию, которая оформленная первичным документом. Она может проводиться по каждому первичному документу или их группе.

Обработанные документы подлежат оперативному бухгалтерскому погашению, чтобы исключить возможность их повторного использования. Документы, которые прошли первичную обработку должны иметь отметку об их записи в особый регистр.

Последним этапом документооборота является формирование дел для организации их текущего и долгосрочного хранения в архивах. В бухгалтерии предприятия организуется текущий архив, предназначенный для хранения документов, реестров бухгалтерского учета до передачи их в специальные архивные учреждения.

До передачи в общей архив бухгалтерские документы субъекта хозяйствования хранятся в специальных помещениях или закрытых шкафах в строго определенном порядке (месяцах, годах, видах товаропроизводителей, материально-технических ресурсов и т. д.). За надлежащее хранение документов на протяжении установленного срока ответственность возложена на руководителя.

Дела из бухгалтерского архива выдаются специалистам хозяйства, руководителям подразделений лишь по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера. Обязанности архивариуса выполняет работник бухгалтерии соответственно приказу руководителя.

Согласно ст. 9 п. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичные документы могут изыматься у предприятия по решению соответствующих органов, принятых в границах их полномочий, предусмотренных законами, на основе письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя предприятия. Должностное лицо предприятия в присутствии работников органов, которые осуществляют изъятие, имеет право снять копии документов, которое изымаются, и разместить на месте изъятых документов копии с отметкой на обороте основания и даты изъятия оригинала документа. Составление реестра документов, которые изымаются, является обязательным.

В случае потери или уничтожения документов из архива проверку оснований проводит комиссия, назначенная руководителем предприятия. Результаты ее работы оформляются актом, о чем информируются соответствующие органы.

Все документы и регистры нумеруют и подшивают в отдельные папки (дела) соответственно утвержденной руководителем номенклатуры дел. Продолжительность хранения документов в постоянном архиве различная и определяется Главным архивным управлением при КМУ.

Документы бухгалтерского учета и отчетности можно разделить на документы, необходимые для использования в практической работе сроком до 3-х лет, которые после этого подлежат уничтожению; и документы, которые имеют научно-историческую ценность, которые хранятся в районных архивах. Так, годовые отчеты хранятся постоянно, документы по учету предметов и средств труда - 3 года, расчетно-платежные ведомости - 75 лет.

По истечении срока сохранения документы уничтожаются. Изъятие документов из архива проводится комиссией с участием представителя районного архива. Изъятые документы из архива сдаются предприятиям, которые занимаются заготовкой вторсырья. Квитанция таких организаций является оправдательным документом. Акты на изъятие дел и квитанции на утилизацию документов находятся у главного бухгалтера.


Документация хозяйственных операций - 5.0 out of 5 based on 2 votes