10 | 12 | 2016
Экономика
Литература

Документація господарських операцій

ДОКУМЕНТАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

1.  Бухгалтерські документи та їх значення.

2.  Вимоги, що ставляться до документів.

3. Класифікація документів.

4. Документообіг й організація складання документів. Зберігання документів.

1. Бухгалтерські документи та їх значення.

У відповідності до ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» бухгалтерський облік ведеться на підприємстві із дня його реєстрації до ліквідації. Він повинен забезпечити керівництво підприємством та зацікавлених осіб достовірними та повними даними про діяльність. Питання організації облікової роботи відносяться до компетенції власника відповідно до діючого законодавства і установчих документів. Разом з тим підприємствам надано право самостійно обирати облікову політику, форму бухгалтерського обліку, порядок і способи реєстрації облікової інформації з урахуванням технології виробництва і обробки облікових даних.

Підприємство розробляє форми і систему управлінського обліку, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів, затверджує правила документообігу, додаткову систему регістрів аналітичного обліку. Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечивши неухильне виконання правомірних вимог бухгалтера щодо порядку оформлення та подання до обліку первинних документів, всіма виробничими підрозділами, службами та працівниками причетними до обліку.

Однією із особливостей бухгалтерського обліку, яка відрізняє його від інших видів облікової роботи, є те, що за всіма господарськими операціями проводиться безперервне і суцільне спостереження. Виробничі запаси на підприємстві знаходяться у постійному обігу, переходячи і змінюючи матеріально-відповідальних осіб. Наприклад, з галузі рослинництва продукція поступає на склад, а потім реалізується по відповідних каналах, видається на громадське харчування, на корм худобі. Мінеральні добрива оприбутковують від постачальників на склад підприємства і передають в підзвіт відповідальній особі. В процесі цього руху здійснюються господарські операції. Кожна з них в бухгалтерському обліку незалежно від змісту і обсягів у момент здійснення, в окремих випадках після її завершення, повинна бути оформлена документом.

Бухгалтерський документ (термін, документ, походить від латинського DOCUMENTUM, що означає / доказ /, свідоцтво) – це письмовий доказ, відповідної форми і змісту, факту здійснення господарської операції, або письмове розпорядження на право її виконання. Запис не засвідчений відповідним бухгалтерським документом, є не дійсним і не може бути зафіксованим в обліку. Документація – важливе джерело інформації про фінансово–господарську діяльність підприємства, яка служить засобом контролю за роботою окремих матеріально-відповідальних, службових осіб підприємства в цілому.

Документація – це сукупність документів, що складаються на всі господарські операції, а також виконання записів в системі рахунків бухгалтерського обліку. Крім того вона являється елементом методу бухгалтерського обліку. Відображення об'єктів обліку (операцій і процесів) у первинних бухгалтерських документах називається первинним обліком. Первинний облік – це перший етап облікового процесу, який охоплює первинне спостереження за виробничо-фінансовою діяльністю підприємства, вимірювання об'єктів обліку і їх реєстрацію.

Процес документування умовно поділяють на 4 етапи (рис. 1):

1. Спостереження – з’ясування суті, економічної доцільності та закономірності господарського факту.

2. Вимірювання – визначення натуральних та вартісних параметрів господарського факту.

3. Фіксування – відображення параметрів господарського факту на носіях інформації (документах).

4. Обробка – групування носіїв інформації за певними економічними ознаками.

Етапи процесу документування

 

Рис. 1. Етапи процесу документування.

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення господарських операцій в первинних документах несе власник або уповноважений ним орган. Підписуючи документ уповноважені працівники контролюють доцільність і законність господарської операції, що являється засобом контролю і персональної відповідальності за свої дії.

Документи використовуються для аналізу господарської діяльності. В процесі їх складання вивчаються фактори, що впливають на рівень ефективності господарювання. Для виявлення причин, наприклад, підвищення собівартості продуктів, використовуються первинні документи. На їх основі визначається раціональність використання ресурсів і робляться відповідні висновки на майбутнє.

Велике і правове значення документів. Вони є письмовим доказом здійснення операції і основою записів в бухгалтерському обліку, тому мають доказову силу при вирішенні спірних питань з організаціями і особами, в судово-слідчих органах, проведенні судово-бухгалтерської експертизи. В усіх випадках документи мають юридичну силу лише в тому разі, якщо їх оформлено належним чином і складено своєчасно.

2. Вимоги, що ставляться до документів.

Основа бухгалтерського обліку – це документування. Саме тому до оформлення і змісту документів ставляться суворі вимоги. В нашій країні визначені єдині державні правила й вимоги відносно складання документів. Дані правила визначені «Положенням про документальне відображення записів в бухгалтерському обліку», затвердженим наказом МФУ №88 від 24.05.95р. й ЗУ «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Документи повинні мати всі необхідні показники, що характеризують оформлені ними господарські операції. Дані показники називаються реквізитами. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми); дата і місце складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції; правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Всі документи, які складено на відпуск грошових, матеріальних і розрахунково-кредитних операцій повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером господарського суб'єкту. В документах на видачу й прийом грошових коштів і інших активів повинні бути підписи осіб, що засвідчують факт їх одержання чи відпуску. Крім перерахованих обов'язкових реквізитів в документах можуть бути доповнюючи реквізити, що визначаються характером відображеної в документі господарської операції, Наприклад, в необхідних випадках в документах вказують адреси сторін, що приймали участь в здійсненні операції, номера рахунків в комерційних банках, відсоток засміченості і вологості зерна, жирність молока і ін.

У відповідності до вимог до документів, вони повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Записи в документах необхідно робити чорнилом, кульковою ручкою, хімічним олівцем, а також на друкарських машинках і принтерах. Не допускається заповнення документів червоним кольором. Допущені в документах помилки можна виправляти лише із дотриманням відповідних правил. Всі неправильні записи повинні бути акуратно закреслені. Поряд необхідно здійснити потрібний запис, супроводжуючи його написом «виправленому вірити», вказавши дату виправлення і підтвердивши підписи тих осіб, що зробили виправлення.

В первинних документах, що призначені для обліку грошових коштів (касові ордери, платіжні доручення і ін.) виправлення не допускаються. Такі документи анулюються. Сума в таких документах вказується не тільки цифрами, але і прописом. В усіх документах цифри та текст повинні бути написані чітко і розбірливо, зрозумілими і чіткими повинні бути підписи осіб.

В даний час в бухгалтерському обліку все ширше використовуються засоби комп'ютеризації. В цих умовах в документах повинні бути реквізити, що визначені вимогами до документів. Крім того, підприємство забов'язане за свій рахунок виготовити копії документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів.

Для оформлення багаточисельних господарських операцій, що здійснюються в господарських суб'єктах, виписується велика кількість документів, перевірка і обробка яких потребує великих затрат праці робітників обліку і інших працівників, а також великої кількості паперу для виготовлення бланків документів. Скорочення і спрощення документації має велике значення. З боку державного керівництва проводиться велика робота по спрощенню обліку, скороченню і вдосконаленню документів.

Одним з важливих заходів є використання комбінованих, нагромаджувальних і багаторядових документів, що дає можливість скоротити кількість документів, що виписуються. На сільськогосподарських підприємствах використовуються тижневі і денні наряди по обліку виробітку на підрядних роботах, лімітно-забірні картки, відомості витрати кормів, журнали обліку надою молока, що діють і заповнюються на протязі відповідного періоду.

В деяких випадках на підприємствах самостійно заповнюють зайві документи, створюють додаткові звіти, реєстри. У наказі про облікову політику повинно бути затверджено необхідну кількість документів з врахуванням їх подальшого використання для внутрішніх і зовнішніх потреб підприємства. Документи повинні бути виписані в мінімальній кількості, забезпечивши при цьому суворий контроль за господарськими операціями і збереженням майна суб'єкта господарювання.

Здійснення єдиного методологічного керівництва обліком і звітністю з боку МФУ дає можливість забезпечувати використання уніфікованих документів. Уніфікація документів – це розробка єдиних форм документів для обліку однорідних операцій на підприємствах різних форм господарювання. Створення уніфікованих форм документів полегшує їх складання, розробку типових проектів комп'ютеризації обліку, це також дає можливість централізовано виготовляти спеціальні бланки документів.

Поряд з уніфікованими документами, єдиними і обов'язковими для всіх галузей господарського комплексу України, галузевими міністерствами по погодженню з органами статистики розробляються також типові форми документів для окремих галузей господарства (сільське господарство, торгівля, промисловість і ін.).

В основі побудови типових форм документів знаходиться принцип нагромадження облікових записів, зменшення числа документів і реквізитів в них.

Широко використовується також стандартизація документів. Стандартизація документів – це розробка однакових стандартних розмірів бланків для однотипних документів. Це дозволяє краще використовувати папір при виготовленні документів, зменшує його відходи. Стандартизація полегшує бухгалтерську обробку документів і наступне їх зберігання.

3. Класифікація документів.

Для оформлення різних господарських операцій використовуються різноманітні за формою і змістом документи. Для кращого розуміння їх призначення і порядку заповнення, а також забезпечення правильного їх використання, всі документи класифікують за однорідними ознаками.

Класифікація бухгалтерських документів проводиться за такими ознаками: призначенням, змістом, порядком складання, кількістю облікових записів, способом оформлення, місцем складання.

За призначенням бухгалтерські документи поділяють на: розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані. Розпорядчі документи (рис. 2) вміщують розпорядження, завдання керівника або інших осіб на право здійснення операцій (наряд на підрядну роботу, доручення на одержання цінностей, платіжне доручення, чек на отримання готівки і ін.). Виконавчі документи оформляються після виконання операцій, вони підтверджують факт здійснення господарської операції (накладна, квитанція, прибутковий касовий ордер, рахунок-фактура). Для матеріально відповідальних осіб такі документи є виправдовуючими (рис. 3) про витрачення грошових коштів і господарських активів. Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів (розрахунки оплати праці, податків, розподілу загальновиробничих витрат, амортизації, довідки і розрахунки складені в бухгалтерії). Данні документи не мають самостійного значення, а використовуються для спрощення і скорочення облікових записів.

Комбіновані документи (рис. 4) поєднують ознаки розпорядчих виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення. В таких документах дається розпорядження на виконання операції і підтверджується факт її здійснення. Інколи в таких документах вказується кореспонденція рахунків (видатковий касовий ордер, авансовий звіт, лімітно-заборна картка). За умови їх використання скорочується кількість облікових записів, це полегшує бухгалтерську обробку документів, скорочує витрати праці і паперу.

Розпорядчі документи.  Виправдовуючи документи.

 

Рис. 2. Розпорядчі документи. Рис. 3. Виправдовуючи документи.

Комбіновані документи

 

Рис. 4. Комбіновані документи.

За змістом або характером відображення господарських операції документи поділяють на: матеріальні, грошові, банківські і розрахункові.

За порядком складання документи поділяють на: перевинні і зведені. Первинні документи складаються в момент здійснення господарської операції або після її закінчення (накладна, акт, чек, касовий ордер). Зведені документи складають на підставі даних, згрупованих по певних однорідних ознаках первинних документів (звіт касира і матеріально відповідальних осіб, авансові звіти, реєстри).

За кількістю облікових записів документи діляться на однорядкові і багаторядкові. Першими оформляють операції оприбуткування або витрачання одного виду цінностей, а другим – декілька позицій, видів цінностей.

За способом оформлення операції бухгалтерські документи поділяють на одноразові (заповнені на одну операцію) і нагромаджувальні (обліковують господарські операції за проміжок часу).

За місцем складання документи поділяють на: внутрішні, зовнішні і службового використання.

Окремі автори в навчальній літературі пропонують класифікувати документи за кількістю об'єктів, ступенем уніфікації і стандартизації, за способом заповнення.

4. Документообіг й організація складання документів.
Зберігання документів.

Важливу роль у правильності прийняття управлінських рішень належить документам в тому випадку, якщо вони правильно складені і своєчасно пред’явлені в бухгалтерію для опрацювання. Працівники бухгалтерії проводять перевірку документів, що надійшли, у відповідності з реєстрами або зведеними документами з обліку даних об’єктів (звіт касира).

Період від складання документу (його виписки) до здачі в архів, називається документообігом. Чим коротшим й раціональніше організованим буде цей період – найбільш об’ємний й трудомісткий процес в обліку – тим ефективніше він сприятиме організації облікової роботи в цілому.

Основні етапи руху документів:

-  складання і реєстрація первинних документів господарюючого суб’єкта та надходження сторонніх організацій;

-  виконання й опрацювання первинних документів відповідальними особами в структурних підрозділах;

-  передавання документів до бухгалтерії;

-  організація зберігання документів в архівах (поточному й постійному).

Документообіг на підприємствах визначається головним бухгалтером, який повинен визначити персональну відповідальність працівників за документи, з якими вони працюють, й строки їх опрацювання.

Тривалість документообігу залежить від розмірів підприємства, галузевої специфіки, розмірів і віддаленості структурних підрозділів. Документообіг повинен бути організований таким чином, щоб між здійсненням господарської операції і отриманням необхідних зведених даних був найкоротшим проміжок часу.

Найважливішими у цьому процесі є операції передачі й обробки первинних документів. Тому документообіг необхідно розробляти по кожному структурному підрозділу в вигляді графіків, видавати під розписку їх керівникам та вивішувати на видних місцях.

Затверджений порядок обробки інформації первинних документів, в якому вказано строки складання, передавання в бухгалтерію й опрацювання називаються графіком документообігу (табл. 1). Його призначення – передбачити раціональні строки проходження бухгалтерського документа, мінімізувати строки перебування його на кожному робочому місці. Розподіл обов’язків із прийому документів від відповідальних осіб та їхньому опрацюванню закріплюється в посадових інструкціях облікових працівників й графіках документообігу. Графік документообігу розробляється в бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера й затверджується керівником.

Складені в структурних підрозділах документи й прийняті від інших підприємств, надходять до бухгалтерії, де вони перевіряються й обробляються.

Перевірка документів здійснюється за:

-  формою (заповнення реквізитів, правильність їх заповнення);

-  суттю (правильність відображення операцій, відповідальність документу);

-  законністю;

-  арифметичною правильністю (правильність підрахунків).

У випадку виявлення незаконності здійснення операції, підробки підписів, документи повинні бути передані головному бухгалтеру для вживання необхідних заходів. Після перевірки документів проводиться: їх групування, розцінка, зведення і контирування.

Таблиця 1 – Графік документообігу обліку готової продукції тваринництва.

Назва документу

Створення документу

Перевірка документу

Кількість примірників

Відповідальний за оформлення

Строк виконання

Відповідальний за перевірку

Хто представляє

Порядок представлення

Строк представлення

Журнал обліку надою молока (ф. № 112)

1

Обліковець ферми

Кожний день

Бухгалтер відділу тваринництва

Обліковець, завідувач фермою

Із звітом про рух ТМЦ

Двічі на місяць

Відомість руху молока (ф. № 114)

1

Обліковець ферми

Кожний день

Бухгалтер відділу тваринництва

Обліковець, завідувач фермою

Із звітом про рух ТМЦ

Один раз на місяць

Товарно-транспортна накладна (ф. № 1-сг.)

3

Обліковець, лаборант

У день реалізації

Бухгалтер

Обліковець, диспетчер гаражу

Із звітом про рух ТМЦ, із відомістю

Наприкінці місяця

Покипний опис на вовну (ф. № 115а)

1

Обліковець

Кожний день

Бухгалтер

Обліковець

Із звітом про рух ТМЦ

Один раз на місяць

Щоденник надходження та відправки вовни (ф. № 116)

1

Обліковець

Кожний день

Бухгалтер

Обліковець

Із звітом про рух ТМЦ

Один раз на місяць

Відомість витрачання кормів (ф. № 94)

2

Бригадир

Кожний день

Бухгалтер

Бригадир

Із звітом про рух ТМЦ

Один раз на місяць

Групування документів проводять по кожному об’єкту у залежності від змісту господарських операцій. Наприклад, документи по витрачанню кормів групують по складах, фермах. Таксування документів здійснюється у тих випадках, коли в них проставлений тільки натуральний вимірник, що визначає необхідність проставляння ціни й оцінки господарський операцій у грошовому вимірнику.

Для зведення групових даних складають накопичувальні й групувальні відомості або інші документи, що є основою для записів в регістри аналітичного і синтетичного обліку.

Контирування документів – це зазначення кореспондуючих рахунків, на яких має бути відображена господарська операція, яка оформлена первинним документом. Воно може проводитись по кожному первинному документу або їх групі.

Оброблені документи підлягають оперативному бухгалтерському погашенню, щоб виключити можливість їх повторного використання. Документи, що пройшли первинну обробку повинні мати відмітку про їх запис в особливий регістр.

Останнім етапом документообігу є формування справ для організації їх поточного й довгострокового зберігання у архівах. В бухгалтерії підприємства організується поточний архів, призначений для зберігання документів, реєстрів бухгалтерського обліку до передачі їх в спеціальні архівні заклади.

До передавання в загальній архів бухгалтерські документи суб’єкта господарювання зберігаються в спеціальний приміщеннях або закритих шафах в суворо визначеному порядку (місяцях, роках, видах товаровиробників, матеріально-технічних ресурсів і т. д.). За належне зберігання документів протягом встановленого строку відповідальність покладена на керівника.

Справи з бухгалтерського архіву видаються спеціалістам господарства, керівникам підрозділів лише по письмовому дозволу керівника і головного бухгалтера. Обов’язки архіваріуса виконує працівник бухгалтерії відповідно до наказу керівника.

Згідно із ст. 9 п. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» первинні документи можуть вилучатися у підприємства за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених законами, на основі письмового розпорядження цих органів з дозволу керівника підприємства. Посадова особа підприємства в присутності працівників органів, які здійснюють вилучення, має право зняти копії документів, що вилучаються, і розмістити на місці вилучених документів копії з відміткою на звороті підстави і дати вилучення оригіналу документу. Складання реєстру документів, що вилучаються, є обов’язковим.

У випадку втрати або знищення документів з архіву перевірку підстав проводить комісія, призначена керівником підприємства. Результати її роботи оформлюються актом, про що інформуються відповідні органи.

Всі документи і регістри нумерують і підшивають в окремі папки (справи) відповідно до затвердженої керівником номенклатури справ. Тривалість зберігання документів в постійному архіві різна і визначається Головним архівним управлінням при КМУ.

Документи бухгалтерського обліку і звітності можна розділити на документи, необхідні для використання в практичній роботі строком до 3-х років, які після цього підлягають знищенню; й документи, що мають науково-історичну цінність, які зберігаються в районних архівах. Так, річні звіти зберігаються постійно, документи по обліку предметів і засобів труда – 3 роки, розрахунково-платіжні відомості – 75 років.

Після закінчення строку зберігання документи знищуються. Вилучення документів з архіву проводиться комісією за участю представника районного архіву. Вилучені документи з архіву здаються підприємствам, що займаються заготівлею вторсировини. Квитанція таких організацій є виправдовуючим документом. Акти на вилучення справ й квитанції на утилізацію документів знаходяться у головного бухгалтера.