10 | 12 | 2016
Экономика
Литература

Организация работы учетного аппарата и бухгалтерского контроля на предприятии

Лекция

1. Бухгалтерия, как структурное подразделение аппарата управления предприятием.

2. Регламентация труда учетных работников.

3. Цель, задачи, порядок осуществления бухгалтерского контроля на предприятии.

1. Бухгалтерия, как структурное подразделение аппарата управления предприятием.

Бухгалтерия – это самостоятельное структурное подразделение аппарата управления предприятием, которое осуществляет бухгалтерский учет хозяйственной деятельности.

Бухгалтерия связана с другими подразделениями предприятия: получает от них необходимую для учета и контроля документацию и передает экономическую информацию.

Бухгалтер (главный бухгалтер) – лицо, связанное с предприятием трудовыми отношениями. Он уполномочен действовать от имени предприятия, в том числе подписывать финансовую отчетность, составляемую от имени предприятия.

Организация бухгалтерской службы предусматривает:

1)  права и обязанности главного бухгалтера;

2)  построение бухгалтерской службы;

3)  порядок взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями.

Организация бухгалтерской службы зависит от структуры управления и размеров предприятия.

Круг обязанностей главного бухгалтера определяется на основании Закона Украины «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» (см. плакат).

Главный бухгалтер Назначается и увольняется с работы руководителем предприятия и подчиняется непосредственно ему.

Руководитель бухгалтерии Отвечает за соблюдение общих методологических принципов учета, обеспечение контроля и отражения на счетах всех хозяйственных операций, своевременное составление бухгалтерской отчетности, проведение анализа эффективности производства с целью выявления резервов ее повышения.

Главный бухгалтер Обеспечивает Сохранность бухгалтерских документов, прием и увольнение с работы материально ответственных лиц, организацию проведения внутрихозяйственного контроля.

Главный бухгалтер совместно с руководителем Подписывает Материальные, денежные, расчетные, финансовые, кредитные документы. Главный бухгалтер самостоятельно Контролирует правомерность осуществления операция по документам, которые он подписывает. Если он не согласен с правомерностью осуществления той или иной операции, то пишет докладную записку на имя руководителя предприятия, дальнейшее решение принимает руководитель. Если же руководитель настаивает на осуществлении данной операции, то он обязан дать письменное распоряжение.

В Современных условиях содержание труда бухгалтера меняется, поскольку увеличивается значение экономической информации. Он должен быть способен к планированию, принятию решений, контролю, оценке деятельности, аудиту.

Работа бухгалтера представляет собой совокупность операций. Операция – совокупность элементарных действий, связанных единством целей или содержанием объекта труда. Операции, выполняемые в бухгалтерии делятся на 6 групп:

Технические – (не требуют значительных умственных усилий, легко автоматизируются) – записи в регистры учета, подсчет данных первичных документов, сортировка, выписка первичных документов.

Логические – упорядочение массивов первичных данных, подготовка справок, сверка и переписка с контрагентами.

Аналитические – содержат элементы сопоставления: формальная, логическая проверка отчетов материально ответственных лиц, сверка данных бухгалтерского и первичного учета, инвентаризация.

Творческие – сложные расчеты, сопоставления, выбор вариантов решений. Экономический анализ смет расходов, оценка эффективности, подготовка методик, инструкций и т. п.

Организационные – имеют административную направленность (утверждение планов работы бухгалтерии).

Вспомогательные – материальное обеспечение бухгалтерии, подшивка и хранение документов.

В международных стандартах отмечается, что бухгалтер с высшим образованием обязан уметь и выполнять кроме непосредственного ведения счетов и записей в бухгалтерских регистрах, анализ, проектирование, прогнозирование, оценку эффективности деятельности предприятия, владеть навыками работы с оргтехникой.

ЗУ «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» предусматривает следующие самостоятельные формы организации бухгалтерского учета:

1.  введение В штат Бухгалтера или бухгалтерии;

2.  использование Услуг специалиста, который зарегистрирован как предприниматель без создания юридического лица (разрешено и для тех предприятий, чья финансовая отчетность подлежит обязательной публикации);

3.  ведение учета на договорных основах централизованной бухгалтерией или Аудиторской фирмой;

4.  самостоятельное ведение учета Руководителем предприятия (не может быть использована там, где финансовая отчетность подлежит обязательной публикации).

Структурное содержание бухгалтерской службы определяется спецификой предприятия и может быть следующих Типов:

1-й тип – бухгалтерия состоит из секторов. Во главе каждого сектора – бухгалтер. Сектор занимается учетом операций определенного типа (товарных, расчетных и т. п.);

2-й тип – более сложная система. Бухгалтерия делится на отделы, а внутри них – на группы (товарный отдел может включать группу учета товаров на складах, товаров в розничных точках и т. п.);

3-й тип Включает как отдельные секторы, так и отдельных исполнителей. Применим для небольших предприятий.

Кроме того, бухгалтерская служба может быть организована централизовано или децентрализовано.

Организационная структура бухгалтерии может быть:

1)  функциональной –отделы создаются по участкам учетной работы (материальный, по оплате труда и т. п.), больше подходит для централизованного учета;

2)  линейной – может быть при централизованном и децентрализованном учете. Отделы создаются для обработки информации отдельных производственных подразделений;

3)  линейно-функциональной – по структурным подразделениям, а внутри них – по участкам учетной работы.

2. Регламентация труда учетных работников.

Обязанности, права учетных работников оговорены, прежде всего, в «Положении о бухгалтерии» на предприятии. Положение о структурном подразделении – внутренний нормативный акт, который определяет порядок создания, права, обязанности и организация работы службы.

Этот документ имеет следующую Структуру:

Ø общие положения (законодательные акты, форма учета);

Ø цели и задачи подразделения;

Ø функции (учет ОС, денежных средств, контроль, инвентаризация…);

Ø права и обязанности руководителя подразделения – главного бухгалтера (его заместителей);

Ø служебные связи;

Ø организация работы.

Положение Оформляется На бланке предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

На основании структуры предприятия руководитель утверждает Штатное расписание. Все, кто указан в этом расписании, работают по утвержденной руководителем должностной инструкции.

Должностная инструкция – это документ, в котором зафиксированы задачи, функции, обязанности, права и ответственность должностного лица.

Должностная инструкция Необходима Для:

1)  определения четкого ограничения обязанностей должностного лица;

2)  определения прав и персональной ответственности каждого работника;

3)  контроля выполнения работы каждым работником и оценки ее результатов.

Должностные инструкции Разрабатываются Отделом кадров или руководителем предприятия. Текст инструкции согласовывается с юридической службой и утверждается руководителем. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись с указанием даты ознакомления.

При разработке должностной инструкции используют Типовые И Отраслевые инструкции, кроме того учитывают специфические особенности работников данного предприятия, согласовывая их с руководителем.

Обычно должностная инструкция состоит из 4-х разделов (см. плакат).

В должностной инструкции фиксируют три вида Взаимоотношений работника: с вышестоящими (непосредственным руководителем); с подчиненными; с равными по рангу (функциональные) должностными лицами.

Соблюдение должностной инструкции должно быть положено в основу оценки работы специалиста. Работа будет эффективной только тогда, когда оценка работы будет выполнять мотивирующую функцию.

Должностные инструкции существенно отличаются в зависимости от трех основных категорий управленческого персонала: руководители, специалисты, технические исполнители. Отличаются их функции, ответственность, порядок стимулирования.

Основанием для разработки Должностной инструкции работников учета и контроля являются: справочник должностей служащих, положение об объекте управления, типовые должностные инструкции, методические указания по разработке должностных инструкций.

Дополнительно в должностные инструкции рекомендуется включать раздел «Оценка работы», где необходимо указать четкие и ясные критерии оценки и результаты их применения.

Кроме должностной инструкции руководством для деятельности бухгалтера являются: контракт или трудовой договор, положение об учетной политике, приказы руководителя. С ними бухгалтер должен быть ознакомлен.

Должностные инструкции хранятся в течении 3 лет после замены их новыми.

Ответственность бухгалтеров.

Работники учетных служб несут материальную и дисциплинарную ответственность.

Материальная ответственность Состоит в обязательстве работников возместить вред, нанесенный по их вине предприятию, с которым они находятся в трудовых отношениях. Ответственность возникает при условии наличия Состава правонарушения:

1.  наличие прямого действительного ущерба;

2.  противоправность действий работника;

3.  причинная связь между действиями работника и вредом;

4.  вина работника в нанесении вреда.

Дисциплинарная ответственность предусмотрена КзоТ (ст. 139-142, 147-152), типовыми правилами внутреннего распорядка, уставами и положениями о трудовой дисциплине. Дисциплинарная ответственность появляется при нарушении трудовой дисциплины (т. е. при невыполнении или ненадлежащем выполнении своих обязанностей), т. е. необходимо наличие двух условий:

1.  противоправность;

2.  вина.

Основные виды наказания в этом случае: выговор и увольнение. Могут быть предусмотрены и другие виды дисциплинарных взысканий.

При смене бухгалтера должна быть осуществлена передача дел предыдущим бухгалтером следующему. Для этого составляется Акт. Он содержит: информацию о финансовом состоянии предприятия, остатках денежных средств в кассе и на счетах, опись передаваемых документов.

3. Цель, задачи, порядок осуществления бухгалтерского контроля на предприятии.

Для закрепления дисциплины, обеспечения достоверности информации, целесообразности, правильности осуществления хозяйственных операций существует система внутрихозяйственного контроля. Ее составной частью является внутрихозяйственный бухгалтерский контроль.

Особенностью Внутрихозяйственного контроля является то, что он обеспечивает Связь (прямую и обратную) между управляющей и управляемой системами, а, кроме того, ведется непосредственно Работниками этого предприятия.

 

Организация и ведение бухгалтерского контроля является одной из основных Задач главного бухгалтера. Он проводит его самостоятельно, через бухгалтеров-ревизоров или через руководителей бухгалтерских служб на местах.

Задачи бухгалтерского контроля во многом определяются специализацией предприятия. Система контроля должна быть направлена на предупреждение недостач, срывов в работе, выявление фактического состояния предприятия, выявление соответствия хозяйственных операций управленческим решениям и т. д.

Для успешного осуществления контроля необходимо его обеспечение:

Ø организационное – упорядочение отношений между работниками предприятия по вопросам контроля;

Ø техническое – необходимы различные измерительные приспособления для получения достоверных сведений об объекте контроля;

Ø экономическое – обеспечение связано с созданием экономической заинтересованности в результатах контроля;

Ø юридическое – связано с выбором форм и методов контроля, которые обеспечивают юридическую доказуемость его результатов. Связано с установлением прав и обязанностей работников в области контроля;

Ø учетно-аналитическое – обеспечение связано с созданием системы первичного, сводного учета и анализа.

Решающее значение приобретает экономический фактор. Поскольку работники заинтересованы в проверке своей работы и работы других, если они поставлены в материальную зависимость от результатов своего труда.

Объект контроля – хозяйственные операции, действия учетных работников. Субъект контроля – ответственное лицо, имеющее возможность и права осуществлять контроль. Субъект и объект контроля входят в одну систему, т. к. контроль внутрихозяйственный.

Существует несколько Видов Внутрихозяйственного контроля:

Ø оперативный – осуществляется непосредственно в ходе осуществления хозяйственной деятельности. Он непосредственно приближен к контролируемым событиям, поэтому обладает высокой степенью достоверности;

Ø последующий и текущий – осуществляется после совершения контролируемых операций. Здесь информация более ограничена, но и более целенаправленна и обобщена;

Ø предшествующий – до начала операции и необходим для подтверждения целесообразности и закономерности операции;

Ø заключительный – после завершения процесса производства или отдельной операции.

Контроль осуществляется под руководством главного бухгалтера. Значительное место занимает проверка корреспондирующих счетов, записей в учетных регистрах.

По результатам контроля составляются Акты и справки, а затем принимаются управленческие решения.

Среди Форм контроля выделяют: ревизию, контрольную проверку, наблюдение, обследование, проверку выполнения, внутренний аудит и т. д. Контрольные проверки Могут быть: всеобщими, выборочными, комбинированными.

 

Ревизия – это форма контроля финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения законодательства, достоверности учета и отчетности, способ документального выявления недостач, предупреждения злоупотреблений.

Ревизия является Плановым контролем, использует более Глубокий комплексный Подход, преимущественно использует Документы. Максимальный эффект ревизии достигается при ее планировании. План ревизии включает 2 части: контрольная часть и организационные мероприятия.

Бухгалтер-ревизор должен быть компетентен в вопросах организации учета, планирования, составления отчетности. Ревизор должен быть способен давать Консультации. Итогом работы бухгалтера-ревизора являются рекомендации, советы и предложения в устной и письменной форме. Он не вправе налагать какие-либо взыскания. К ревизии могут быть привлечены специалисты для консультаций по отдельным вопросам.

Наиболее совершенным методом последующего контроля является инвентаризация – проверка наличия и состояния объекта контроля, которая осуществляется путем наблюдения, измерения, регистрации полученных результатов.

План инвентаризации составляется до 20 января и утверждается руководителем до 1 февраля текущего года. План предусматривает графики плановых инвентаризаций и регламентацию внеплановых. При составлении такого плана ориентируются на рекомендуемую частоту инвентаризаций (ОС – 1 раз в год перед составлением отчетности, молодняк животных – 1 раз в квартал, МБП – 1 раз в год, денежные средства – 1 раз в месяц и т. д.). Ревизионная комиссия назначается руководителем предприятия.

В настоящее время все более распространенным становится Внутреннний аудит.

Рекомендуемая литература.

1. Бутинець Ф. Ф., Олійник О. В., Шигун М. М., Шулепова С. М. Організація бухгалтерського обліку. – Житомир: ПП «Рута» – С. 98-152

2. Сопко В., Завгородній В Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу. – К.:КНЕУ, 2000. – С. 71-82, 119-152, 198-219.

3. Кузьминский А. Н., Сопко В. В. Организация бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности. – К.: «Вища школа» – С. 174-199.